Les critères essentiels pour choisir une structure événementielle adaptée à vos besoins
Organiser un événement réussi, c’est bien plus que choisir un lieu : c’est trouver un espace événementiel capable de répondre à vos besoins en alliant capacité d’accueil, flexibilité du lieu et équipements à la pointe de la technologie. Mais ce n’est pas tout ! Des services bien pensés, comme une bonne gestion logistique et des mesures de sécurité optimales, sont indispensables pour une organisation sans accroc. Ajoutez à cela un lieu stratégique, facilement accessible en transports publics et proche d’hôtels, restaurants ou activités ludiques, pour offrir une expérience événementielle inoubliable à vos invités.
Découvrez dans cet article toutes les informations clés à prendre en compte pour garantir le succès de votre événement, grâce à la location d'une structure événementielle.
À RETENIR
- Calculez précisément la capacité d’accueil nécessaire pour votre structure en fonction de la typologie de votre événement et du nombre d’invités pour garantir leur confort.
- Choisissez un lieu stratégique et accessible pour installer votre structure événementielle. Être bien desservi par les transports en commun et proche d’hôtels, de restaurants ou d’activités permet d’optimiser l’expérience globale de vos invités.
- Bénéficiez de l’accompagnement de nos professionnels de l’événementiel, capables de vous conseiller à chaque étape de votre projet, de la définition du besoin jusqu’à l'installation de la structure sur site, pour garantir un événement maîtrisé de A à Z.
ÉVALUER LA CAPACITÉ ET LA MODULARITÉ DE LA STRUCTURE
TAILLE DE L'ÉVÉNEMENT ET CAPACITÉ D'ACCUEIL
IMPORTANCE DE LA CAPACITÉ D'ACCUEIL
La capacité d’accueil de votre site événementiel est un critère essentiel pour garantir le confort des participants et la réussite de votre manifestation. C'est l'une des premières étapes essentielles afin de choisir un lieu adapté au nombre d’invités, qu’il s’agisse d’un événement privé, d'une conférence, d’un séminaire professionnel, d'une soirée d'entreprise ou d’un événement grand public.
Pour vous permettre de choisir votre lieu de réception plus facilement, nous mettons à votre disposition un outil pratique : un tableau vous permettant de calculer la capacité idéale du lieu de votre événement en fonction de la typologie de votre projet et du nombre d'invités.
Outil de mesure de la surface événementielle nécessaire| Événements | Surface par personne | Nombre d'invités | Surface totale nécessaire |
|---|---|---|---|
| Événement debout | 0,5 à 1 m² | 100 participants | 50 à 100 m² |
| 300 participants | 150 à 300 m² | ||
| 500 participants | 250 à 500 m² | ||
| Événement à table | 1,5 à 2 m² | 100 participants | 150 à 200 m² |
| 300 participants | 450 à 600 m² | ||
| 500 participants | 750 à 1 000 m² | ||
| Événement assis | 0,8 à 1 m² | 100 participants | 80 à 100 m² |
| 300 participants | 240 à 300 m² | ||
| 500 participants | 400 à 500 m² | ||
| Événement dansant | 0,5 à 1 m² | 100 participants | 50 à 100 m² |
| 300 participants | 150 à 300 m² | ||
| 500 participants | 250 à 500 m² |
FLEXIBILITÉ DES ESPACES ÉVÉNEMENTIELS
Opter pour une structure modulable, en fonction de vos événements et de vos besoins spécifiques, représente un réel avantage. Cela permet une gestion optimisée du lieu de votre événement et une organisation fluide pour une expérience clients ou invités optimisée.
Nos équipes vous proposent des structures modulables, ajustables par élément de 5 mètres en longueur, offrant une grande flexibilité pour votre projet. Vous bénéficiez ainsi d’un service sur mesure, qui s'adapte aux objectifs de votre événement et aux attentes de votre public.
Adaptabilité aux besoins technologiques
INTégration des technologies numériques
Bornes tactiles, murs LED, captation vidéo et retransmission en direct… Ces outils innovants permettent de moderniser votre communication et de dynamiser l'expérience événementielle proposée. Cependant, leur utilisation exige des compétences spécifiques ainsi qu’un lieu adapté. Pour garantir une gestion optimale de ces outils, choisissez un espace événementiel en mesure d'accueillir des installations modernes : écrans LED, Wi-Fi haut débit, alimentation électrique à proximité, et autres dispositifs essentiels selon votre projet. Les équipes GL events vous proposent l'installation de ce type d'équipements incontournables assurant une mise en place fiable, une communication de qualité et une expérience inoubliable pour vos clients et invités.
infrastructures pour des événements hybrides
Les événements hybrides combinent expérience physique et virtuelle, ce qui offre des avantages majeurs pour votre événement : un public élargi sans contrainte géographique, des interactions renforcées et une image de modernité pour votre entreprise ou votre organisation. Cependant, leur réussite dépend de la qualité des infrastructures et de la gestion de ces services. Par exemple, pensez à équiper vos structures événementielles de matériel audiovisuel pour la captation et la retransmission en direct de votre événement, afin d’offrir une expérience enrichie à l’ensemble de vos visiteurs, qu’ils soient présents sur place ou connectés à distance.
Notre équipe d’experts vous assiste pour identifier la meilleure organisation pour votre événement
ANALYSER LES SERVICES PROPOSÉS PAR LE PRESTATAIRE DE SERVICES ÉVÉNEMENTIELS
GESTION DE LA LOGISTIQUE ET DE LA SÉCURITÉ
Pour assurer une logistique événementielle fluide et sans accroc, il est primordial de s’appuyer sur un prestataire de service fiable, réactif et structuré. Grâce à des stocks disponibles rapidement et à une organisation optimisée, nos équipes d’experts – bureau d’études, chargés d’affaires, service logistique et équipes opérationnelles – interviennent avec précision à chaque étape de votre projet.
Planification logistique efficace
Pour garantir une logistique événementielle de qualité, il est essentiel de bien choisir l'agence ou les prestataires avec lesquels collaborer. Une gestion logistique performante assure le respect des délais et objectifs, réduit les imprévus et contribue directement à la qualité de votre événement. Lors de votre choix, privilégiez des prestataires expérimentés, réactifs à vos demandes spécifiques, dont les réalisations passées témoignent de leur savoir-faire événementiel et avec lesquels la communication est fluide et naturelle.
mesures de sécurité et conformité
Nos tentes et chapiteaux de location sont conformes à la réglementation CTS (Chapiteaux, Tentes et Structures itinérants), ce qui signifie que chaque espace événementiel respecte l’ensemble des règles de sécurité et de qualité imposées pour la conception, l’implantation et l’entretien d’une structure accueillant des visiteurs. Nos espaces de réception respectent également la norme EN 13782 garantissant la résistance au vent et à la neige pour que vous puissiez recevoir vos clients et invités en toute sécurité. Le respect de ces normes est à prendre en compte dans le choix de l'entreprise avec laquelle vous souhaitez collaborer.
Considérer lE LIEU géographique et l'accessibilité
proximité des transports et commodités locales
accès aux transports publics
L’accessibilité est l'un des éléments essentiels pour choisir un lieu événementiel, et un bon accès aux transports publics offre de nombreux avantages. En plus de faciliter la venue des visiteurs, c'est également une manière écologique de réduire les déplacements en voiture et ainsi l’empreinte carbone de votre événement. De plus, dans les grandes villes disposant de réseaux de transport bien développés, cette solution est souvent bien plus pratique pour tous les participants, limitant les tracas liés à la gestion du stationnement ou à la circulation. Un lieu accessible rend l’expérience plus agréable et fluide pour chacun.
aTTRACTIONS LOCALES ET COMMODITés
Si votre événement implique que les invités se déplacent et séjournent sur place, il est essentiel de leur offrir une expérience globale positive. Optez pour un lieu situé à proximité d’hôtels confortables, de bons restaurants ou d’activités intéressantes. Cela leur permettra de profiter pleinement de leur séjour sur place tout en découvrant de bonnes adresses locales, créant ainsi une expérience enrichissante bien au-delà de l’événement lui-même.
Des structures sur mesure au service de vos événements